黑龙江农业经济职业学院财务报销细则

作者: 时间:2012-07-12 点击数:

 

黑龙江农业经济职业学院财务报销细则

 
为了加强会计基础工作,建立规范的会计工作秩序,提高会计工作水平,规范财务报销及结算手续,方便广大教职工办理报销业务,提高工作效率,学院根据《会计法》和《会计基础工作规范》等文件制定本细则,具体规定如下。
一、差旅费报销:职工出差可经学院领导批准预借差旅费,预借的额度根据出差的地点和时间酌情核定,借款需提前预约,一万元以下需提前一天,一万元以上需提前三天。
1、报销时限:职工出差回到学院后的10个工作日内到财务处报销本次公出差旅费。
2、报销审批程序:职工本人据实填写差旅费报销单,经部门领导审核签字后,再由本部门的主管院长审批后报院长批准同意,最后到财务处经处长签字由财务主管审核报账。
3《差旅费报销单》填写要求:  
(1)、《差旅费报销单》各项目应据实填写,必须列出详细的行程,没有列出行程的车船费、住宿费不预报销。 
(2)、车票必须首尾连续相接,不能出现途径城市间有空白,不得出现有去无回或未去有回票据现象,如有此现象须说明原因。  
(3)、报销单上不得出现与出差时间或出差地点不符的票据,票据丢失不预报销。  
  (4)、出差补助的金额栏和合计栏不需本人填列,由财务人员审核后填列,如报销他人补助款项,必须有该人员确认签名。               
(5)、应使用蓝黑色碳素笔签字,不得使用圆珠笔、铅笔、非蓝黑色碳素笔等签字,不得在凭证对奖联及发票印章上签字。   
(6) 、参加会议的报销单后应附会议通知(文件复印件)并将会议举办单位开据的“会务费”及会务费性质的“培训费”填列在“其他栏”后的空白栏处注明“会务费”或“培训费”字样,回家探亲的应由人事部门证明,外出学习、培训和进修的应附相关证明。
(7)、需报销的原始单据不得出现跨月连号、交叉连号、多人交叉连号现象,不得出现索取空白发票,擅自开具发票现象。 
4《差旅费报销单》附件的粘贴要求:
职工出差取得的所有原始票据(包括车船费、住宿费、会务费及会务费性质的培训费)全部粘贴在“原始凭证粘贴单”的正面,再将浆糊涂抹在“原始凭证粘贴单”装订线上粘贴在《差旅费报销单》的背面。
二、业务招待费报销:
业务招待应按照先申请、后招待的原则,有关人员应在请示标准范围内安排业务招待,并实行逐单审批制,将原始餐费票据粘贴在“原始凭证粘贴单”上,然后在正面粘贴上一份空白“原始凭证粘贴单”由经办人填上汇总金额并在“报销人”处签字,如果票据较多可以将几笔票据汇总填列,相关人员在 “原始凭证粘贴单”上签字审批报销,审批程序同差旅费报销。
三、材料采购和电话、邮寄等其他费用的报销:
材料采购原则上由学院资产管理科统一采购并办理政府采购手续,个别确需自行采购的,需经院长及财务处同意由学院资产管理科办理政府采购手续后购买,大宗货物的采购必须用转账方式支付(支票、汇款或公务卡),经办人持有效发票经使用人验收和各级领导审批后到财务处报销。凡不按规定又无特殊情况擅自购买办公用品的支出,财务部门有权不予报销。
采购材料及电话、邮寄等其他费用所取得的发票也要粘贴在“原始凭证粘贴单”上方可报销,具体规定如下:
1、先由经办人、验收人和部门主管或部门负责人在原始发票上签字后按照用途和经济内容进行分类,如实验材料、维修材料、办公用品、电话费、资料费等,按照类别分别粘贴在“原始凭证粘贴单”上(注意:每张原始发票上至少要有两人签字证明)。
2、然后再将一张空白“原始凭证粘贴单”粘贴在其上面,由经办人填上汇总金额和用途并在“报销人”处签字,再由相关领导按程序签字审批后报销,审批程序同上。
四、车辆各种费用报销:
1、公务车辆实行单车核算制度,各种维护和零星修理费用结算要附维护和修理清单,经车辆主管部门核实,学院领导审批后方可报销。
2、公务车辆用油料的采购按学院集体采购的规定,分车办卡单独清算,定期核实行驶里程以便核准油耗,长途用油应由车辆使用者持有效发票经车辆主管部门核实并经学院领导审批后方可报销。
3、公务车辆检车、保险等费用由车辆主管部门与学院资产管理科共同完成政府采购手续并进行统一支付报销。
4、公务车辆消耗所取得的发票报销均需粘贴在“原始凭证粘贴单”上,粘贴方法和审批程序同材料采购和电话、邮寄费等。
五.原始凭证的粘贴办法
1、车票、机票、宿费收据及出差过程中发生的会务费等票据均应粘贴在“原始凭证粘贴单”上,然后将“差旅费报销单”粘贴在其上面。
 2、差旅费以外的各种原始票据,按照用途和经济内容进行分类,按照类别分别粘贴在“原始凭证粘贴单”上,然后再将一张空白“原始凭证粘贴单”粘贴在其上面,由经办人填写金额、用途并在“报销人”处签字。
3、单据粘贴要求:
将浆糊涂抹在原始票据左侧背面,原始凭证粘贴单”正面侧向左均匀排开横向粘贴,原始票据要尽量与“粘贴单”的上、下、右三面外沿对齐并不得超出,左侧不允许超过装订线位置,注意不要将票据集中在粘贴纸中间,以免造成中间厚四周薄、凭证装订起来不整齐的现象。
如果同类票据大小不一样,可以在同一张“原始凭证粘贴单”上按照先小后大的顺序由右向左粘贴;票据比较多时可使用多张“原始凭证粘贴单”,每张“原始凭证粘贴单”最多可以粘贴9张原始票据;对于比“原始凭证粘贴单”大的票据或其他附件,粘贴位置也应在票据左侧背面,沿装订线粘贴,超出部分可以按照“原始凭证粘贴单”大小折叠在粘贴范围之内。
六.财务报账日期的规定:
由于学院的发展壮大,财务处业务也日渐繁杂,人员多为身兼数岗,经常有出差办事的时候,为了提高工作效率,加强财务审核的力度,同时为了便于集中支取现金支付报账款,学院决定每周的周二和周五为固定报账日,职工可以在学院领导审批后于周二和周五到财务处业务室进行报销审核,其他时间不予办理,由于财务检查、集中收取学费和集中办理其他临时事务时,报账日可顺延到下一周。
七.经学院决定本细则于2010年4月1日起实行,本规定解释权归学院财务处。